Esta es una idea que oigo muy a menudo especialmente entre directivos y que no deja de sorprenderme ya que, según mi opinión, el trabajo fundamental de un directivo y por lo tanto a lo que debe dedicar más tiempo es precisamente a comunicar, a integrar información, a decidir, a conseguir la implicación en las decisiones… es decir, a estar reunido.

Sin embargo un elevado porcentaje de personas siguen considerando las reuniones una especie de carga inútil, un lastre en su trabajo, una pesada cruz que acompaña a un puesto de responsabilidad.

Mi impresión es que no todos llamamos reunión a las mismas cosas, y por lo que he podido observar en mi propia experiencia, hay “cosas” a las que se les llama reuniones pero que no reunen ningúna de las características mínimas y esenciales de una reunión, lo que las convierte en una verdadera pérdida de tiempo y generan esa sensación de que las reuniones, todas, son un lastre para el trabajo.

Y es que parece que “reunirse” es algo como respirar, que todo el mundo nace sabiendo cómo se hace de forma natural y por lo tanto no hay que tener ningún conocimiento añadido. ¡Qué gran error! No es de extrañar que luego pase lo que pase.

Veamos cuales son las caraterísticas básicas de una reunión, y qué tenemos que hacer para que en lugar de ser una carga, se conviertan en una de las herramientas más potentes que podemos utilizar en nuestra gestión.

Por ser un poco esquemático y no aburrir demasiado, vamos a estructurar el tema en tres grandes bloques:

1.- La preparación de la reunión.
2.- El desarrollo de la reunión.
3.- El seguimiento de la reunión.

La preparación de la reunión.

Suele ser habitual que la preparación de la reunión consista en una llamada de teléfono o en un mail a dos o tres personas: “Mañana a las ocho en mi despacho para lo del Presupuesto”

Este es el comienzo perfecto para que la reunión se convierta en una pérdida de tiempo, y por no dedicar unos minutos a su correcta preparación tiraremos a la basura dos o tres horas de trabajo de varias personas. Si quieres que la reunión sea realmente efectiva y eficaz, puedes seguir estas “buenas prácticas”:

a.- Establece el objetivo de la reunión: habitualmente tenemos reuniones “para lo de no se qué”, pero no sabemos muy bien qué es realmente lo que se persigue obtener tras la reunión. El objetivo debe contener algun “verbo”, es decir: informar de la marcha del proyecto tal; debatir y aprobar la propuesta tal; analizar las alternativas. Si no tienes claro el objetivo no sabrás si la reunión ha servido para lo que fue convocada. En cambio si sabes que lo que querías era informar, decidir, debatir, o analizar, al acabar la reunión comprobarás si has logrado el objetivo. Si la reunión tiene varios puntos en el orden del día, este ejercicio hay que hacerlo con cada punto.

b.- Piensa un minuto en quienes deben asistir a la reunión: es importante que no falte ninguna de las personas que deben contribuir o intervenir en el objetivo de la reunión, pero igualmente importante es que no asista nadie que no tenga nada que aportar. En muchas ocasiones hacemos participar en reuniones a personas “por lo menos para que estén al tanto”. Seguramente enviarle el acta de la reunión a posteriori es más eficaz y más operativo.

c.- Haz una encuesta previa a la reunión: esto es especialmente útil cuando se trata de reuniones periódicas de equipos, comités o similares. Simplemente enviar un mail unos días antes preguntando a los participantes si tienen algun tema que tratar en la reunión te permitirá hacer un orden del día ajustado a las necesidades de todas las personas participantes y te evitará que en la propia reunión salgan cuestiones no previstas.

d.- Convoca la reunión por escrito: un mail es suficiente, pero el mero hecho de escribir la convocatoria te exigirá el ejercicio de pensarla un poco y establecer el marco en el que se va a desarrollar. Huye de las convocatorias por teléfono o en el pasillo.

e.- Haz la convocatoria con suficiente antelación: no sólo por las agendas de cada cual, sino para que los participantes tengan tiempo de estudiar la documentación, si la hay o de preparar los temas. Esto te ahorrará tiempo luego en la reunión y la hará más eficaz.

f.- Establece una hora de inicio y una de final de la reunión: una reunión que no tiene prefijado su finalización es muy peligrosa. Por otro lado conviene que si hay varios puntos en el orden del día cada uno de ellos tenga un horario. Esto nos ayudará mucho para preparar el propio orden del día ya que comprobaremos si es realmente posible tratar todos los temas que queremos, y nos exigira una pequeña reflexión sobre la extensión y dedicación a cada punto.

g.- Envia la documentación previamente, si es posible con la convocatoria: se debe evitar entregar documentación para estudiar directamente en la reunión. Es poco útil, salvo que el propio objeto de la reunión sea la explicación de dicha documentación.

(Continuará…)