En la última sesión del proceso ner inspira, dedicamos buena parte del tiempo a trabajar sobre la que sin ningún género de dudas es la herramienta más potente a nuestro alcance para hacer avanzar y desarrollarse a nuestra organización, ya sea una empresa, una asociación, o cualquier otra.
Estamos hablando de la REUNIÓN DE EQUIPO.
Estoy seguro de que en este momento muchos os habéis decepcionado: pensabais que os iba a mostrar una técnica o una dinámica mega innovadora y desconocida, pero milagrosa a la par que super eficiente… bueno, en realidad una reunión de equipo es todo eso y mucho más, y os invito a que sigáis leyendo un poco más y redescubráis el inmenso potencial de esta herramienta de trabajo.
Que levante la mano el que no haya estado alguna vez en un restaurante que le ha parecido una porquería… y no por eso decimos que todos los restaurantes son una porquería, simplemente sabemos cuales son las características de un buen restaurante: buen producto, bien cocinado y presentado, trato amable y precio razonable. También sabemos que no podemos pedirle al restaurante al que vamos a comer el menú del día lo mismo que al que vamos a celebrar un evento, igualmente tenemos claro que un restaurante de comida rápida puede ser una buena solución en un momento dado, pero que si queremos una experiencia culinaria extraordinaria tendremos que recurrir al firmamento del las estrellas michelín.
Con las reuniones de equipo pasa un poco lo mismo, y el problema es que le llamamos reunión de equipo a cualquier cosa que sea juntarse unas cuantas personas, y no puede ser.
Sin embargo, si somos capaces de establecer una sistemática de reuniones adecuadas a cada necesidad de la organización y la llevamos adelante con constancia y determinación, podremos observar con claridad el avance.
Sobre reuniones eficientes hay escrita mucha literatura, yo simplemente os dejo unas cuantas ideas que, desde mi experiencia, creo que son importantes:
- Una reunión hay que prepararla: normalmente si no se prepara, la reunión será una pérdida de tiempo. Convocar adecuadamente a las personas necesarias, preparar un orden del día y la información y documentación que se requiera, sería lo mínimo exigible. Una de las virtudes de las reuniones es que si quieres que salgan bien, te obliga a preparar datos e indicadores que de otro modo muchas veces no se utilizan.
- Una reunión es para tomar decisiones: no basta con intercambiar opiniones, o con hacer terapia; si de la reunión no salen acuerdos y decisiones acabaremos insatisfechos. Los acuerdos deberían responder al qué, el quién y el cuándo, cómo mínimo. Un acta de acuerdos que refleje los mismos, ayuda muchísimo a recordar y a fijar las tareas pendientes de cada cual.
Las reuniones son para tu organización como para una persona el ejercicio físico bien hecho y continuado: te eliminan la grasa y las toxinas sobrantes, ganas musculo, te sientes más positivo… sí, las reuniones también cuestan igual que hacer ejercicio: te cansas, te aburres, siempre hay una excusa para posponerlo, y encima si no lo haces bien te puedes hasta lesionar y ser peor el remedio que la enfermedad.
Con todas las dificultades, nadie te dirá jamás que el ejercicio físico no vale para nada. Para mi todos aquellos que hablan de la “reunionitis” o de que la tecnología permite evitar tener que reunirse, me suenan a esos anuncios de productos milagro de la teletienda que te prometían tener el cuerpo de Schwarzenegger en una semana y sin sudar ni un minuto.
No hay nada que puedas hacer en tu organización que pueda sustituir ni de lejos a una buena reunión de equipo así que invertir tiempo y esfuerzo en hacer las reuniones adecuadamente es de largo la mejor decisión que puedes tomar ya mismo.
Mención especial para las organizaciones pequeñas, las de 2, 3 o 4 personas, esas que nunca jamas hacen una reunión porque total “estamos permanentemente en reunión”: podéis seguir autoengañandoos, pero si sois honestos y lo pensáis un momento, veréis que sois los que más necesitáis parar, sentaros, hablar de lo que nunca habláis, y tomar decisiones.
Últimamente he tenido que hablar en varios foros acerca de esta cuestión: ¿qué pasa que las iniciativas de participación que se ponen en marcha en muchas organizaciones no tienen ni el efecto ni la acogida esperada? ¿Por qué tantos y tantos fracasos en este tipo de iniciativas?